Untuk menentukan jumlah kebutuhan setiap instansi pemerintah perlu adanya penyusunan pegawai terlebih dahulu agar penyusunan berjalan sesuai kebutuhan.

Setiap instansi pemerintah wajib melakukan analisis jabatan (anjab) dan analisis beban kerja (ABK) yang disusun secara terperinci berdasarkan prioritas kebutuhan melalui aplikasi bersifat elektronik (e-Formasi) Kementerian Pendayagunaan Aparatur Reformasi Birokrasi.

Menindaklanjuti hal tadi, Pemprov Kaltim sebagai instansi daerah pun mendukung penuh dan segera berupaya mendorong percepatan penyusunan analisis beban kerja dan ABK melalui e-formasi.

(Keterangan gambar : Kegiatan penyusunan data jabatan pada E-Formasi, mengundang perangkat daerah)

Samarinda - Menyusul, Pemprov melalui BKD Prov Kaltim memfasilitasi perangkat daerah di lingkungan Pemprov Kaltim untuk mengisi data jabatan pada e-Formasi. Kegiatan tersebut juga bekerjasama dengan Biro Organisasi Setdaprov Kaltim sebagai leading dalam hal penyusunan Anjab dan abk.

Kegiatan dilaksanakan selama tiga hari berturut-turut pada tanggal 2-4 Agustus 2021 bertempat di Ruang Rapat Lantai III Kantor BKD Kaltim Jl. M. Yamin, Samarinda.  Perangkat daerah dihadiri oleh pengelola kepegawaian.

“Ini pekerjaan besar kita, e-Formasi kita kendalanya formasi kita selama ini terbatas, rata-rata kebanyakan hanya di bidang kesehatan, pendidikan dan penyuluh, itu karena sebelumnya di data e-Formasi kita belum ada. Karena itu kegiatan ini dilakukan selama 3 hari berturut-turut kita melakukan pendataan. Jadi kita tidak bekerja sendiri, kita dibantu Biro Organisasi dan perangkat daerah, insyaallah pekerjaan ini selesai,” kata kepala BKD Kaltim, Diddy Rusdiansyah ketika diwawancara disela kegiatan berlangsung, Selasa (3/8).

Seperti diketahui, melalui penerapan e-Formasi dalam penyusunan formasi PNS diharapkan mampu mempercepat proses administrasi serta menjamin keakuratan data terkait peta jabatan, analisis beban kerja pegawai, jumlah pegawai, posisi, kekurangan dan kelebihan pegawai disetiap Instansi.

(Keterangan gambar : Kepala BKD Kaltim Diddy Rusdiansyah didampingi Kabid PPI ASN BKD Andry Prayugo)

Adapun kegiatan tertuang dalam Surat Edaran Nomor : B-2156/M.PAN.RB/5/2014 tentang penerapan sistem e-Formasi, penyusunan formasi pegawai sesuai dengan PP No 11/2017 Tentang Manajemen PNS. Penyusunan ini diwajibkan menggunakan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja serta adanya Peta Jabatan.

“Dari hasil kegiatan ini, nantinya kita akan mempunyai data yang setiap saat manfaat nya banyak, terutama misalnya untuk kepentingan mutasi pegawai, itu formasinya kita umumkan secara terbuka melalui UPI (Ujian Penyesuaian Ijazah), kemudian juga untuk penerimaan pegawai. Mudah-mudahan bisa segera selesai, jumlah pegawai kita saat ini ada 11 ribu lebih,” imbuhnya.

Sementara Kabid Pengadaan, Pemberhentian, dan Informasi (PPI) ASN BKD Kaltim Andry Prayugo menjelaskan aplikasi e-Formasi tidak dibuka setiap tahunnya, melainkan dibuka selama dua bulan dalam satu tahun.

“Aplikasi e-Formasi Kemenpan RI, tidak dibuka setiap tahun, maksudnya ga full satu tahunan, paling dibuka dua bulan dalam satu tahun, jadi skrg ini momennya kesempatan kita untuk melakukan entry di e-Formasi, makanya perangkat daerah diundang kembali untuk input dan update datanya, di aplikasi terkait Anjab dan ABK, serta peta jabatan,”terangnya.

Kemudian Andry menjelaskan, dari hasil data e-Formasi yang dikerjakan ini nantinya dapat ketahuan kebutuhan pegawai berapa, kemudian melihat kekuatan dan jumlah pegawai yang dimiliki. Serta dapat digunakan sebagai acuan pengangkatan jab Fungsional, mutasi Umum, Penetapan Tugas Belajar, dan relokasi Mutasi ASN.

Diharapkan penyusunan ini dapat membantu pemenuhan kebutuhan pegawai yang mana setiap tahun PNS ketika ada yang pensiun, dipecat, maupun meninggal yang mengakibatkan kekosongan jabatan. Kemudian, juga menjadi solusi untuk pemenuhan kebutuhan pegawai yang lebih efektif dan efisien. Nick/Ndry